Häufig gestellte Fragen
Alles in einer ReiheHäufig gestellte Fragen
Allgemeine Datenschutzverordnung (AVG)
go2UBL schätzt Ihre Privatsphäre und wir möchten Transparenz über die von uns verarbeiteten Daten und deren Verwendung bieten.
Da go2UBL jährlich eine Menge personenbezogener Daten für die Erbringung seiner Dienstleistungen verarbeitet, ist eine Datenschutzerklärung eine notwendige Notwendigkeit. In dieser Richtlinie finden Sie die allgemeinen Grundsätze über die Verarbeitung personenbezogener Daten und die Art und Weise, wie go2UBL B.V. mit diesen Daten umgeht.
Auf Anfrage stellen wir Ihnen unsere Verarbeitungsvereinbarung zur Verfügung, die Sie unterschrieben zurücksenden müssen.
Garantie:
go2UBL schützt Ihre persönlichen Daten. Wir haben diese Informationen niemals an Dritte verkauft und werden dies auch niemals tun.
Da go2UBL jährlich eine Menge personenbezogener Daten für die Erbringung seiner Dienstleistungen verarbeitet, ist eine Datenschutzerklärung eine notwendige Notwendigkeit. In dieser Richtlinie finden Sie die allgemeinen Grundsätze über die Verarbeitung personenbezogener Daten und die Art und Weise, wie go2UBL B.V. mit diesen Daten umgeht.
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Wie hoch sind die Kosten?
Für die Konvertierung von Kauf- und Verkaufsdokumenten in ein UBL + PDF wenden wir verschiedene Tarife an. Dies hängt von der Art des Dokuments, den zu liefernden Elementen (obligatorisch) und der Qualität des Dokuments ab.
Eine detaillierte Übersicht über die Kosten finden Sie auf der Seite Tarife.
Wenn es sich bei einem Dokument nicht um ein Kauf- oder Verkaufsdokument handelt, lehnen wir die ersten 25 Dokumente pro Verwaltung und Monat kostenlos mit einem Rückgabegrund ab. Der Vollständigkeit halber: doppelt gelieferte Kauf- oder Verkaufsbelege, die mit der Begründung "doppelt geliefert" abgelehnt wurden, werden berechnet.
Für den Anschluss an go2UBL fallen keine Implementierungs- oder Abonnementkosten an. Es gibt auch keinen Wartungsvertrag oder eine obligatorische Mindestabnahme.
Eine detaillierte Übersicht über die Kosten finden Sie auf der Seite Tarife.
Wenn es sich bei einem Dokument nicht um ein Kauf- oder Verkaufsdokument handelt, lehnen wir die ersten 25 Dokumente pro Verwaltung und Monat kostenlos mit einem Rückgabegrund ab. Der Vollständigkeit halber: doppelt gelieferte Kauf- oder Verkaufsbelege, die mit der Begründung "doppelt geliefert" abgelehnt wurden, werden berechnet.
Für den Anschluss an go2UBL fallen keine Implementierungs- oder Abonnementkosten an. Es gibt auch keinen Wartungsvertrag oder eine obligatorische Mindestabnahme.
Was ist Regelanerkennung?
Die universelle Regelerkennung ist eine sehr wertvolle Ergänzung unseres Konvertierungsdienstes und steht innerhalb der go2UBL-Plattform zur Verfügung.
Die Erkennung erfolgt auf der Kontrollebene:
- Artikelnummer - Beschreibung - Anzahl - Preis pro Einheit - Mehrwertsteuer.
Diese Regeln mit den genannten Elementen werden im UBL aufgenommen. Es it wichtig, dass das Dokument (falls gescannt) eine Auflösung von mindestens 150 DPI hat. Logischerweise wird die Original-PDF bevorzugt, um Qualitätsverluste beim Scannen und Erkennen zu vermeiden.
Die Erkennung erfolgt auf der Kontrollebene:
- Artikelnummer - Beschreibung - Anzahl - Preis pro Einheit - Mehrwertsteuer.
Diese Regeln mit den genannten Elementen werden im UBL aufgenommen. Es it wichtig, dass das Dokument (falls gescannt) eine Auflösung von mindestens 150 DPI hat. Logischerweise wird die Original-PDF bevorzugt, um Qualitätsverluste beim Scannen und Erkennen zu vermeiden.
Welche Art von Kaufdokumenten können geliefert werden?
Die folgenden Kaufdokumenten können geliefert werden:
- Standard-Einkaufsrechnungen
- Gutscheine
- Bargeld und Pin-Gutscheine
- Kauferklärungen
- Deklarationen (von Mitarbeitern)
- Gebühren der Steuerzahler
- Ausländische Rechnungen
- Rechnungen ohne Handelskammer-Nummer
- Selbstfakturierende Standard-Rechnung
- Selbstfakturierende Gutschrift
- Selbstfakturierende ausländische Rechnung
- Standard-Einkaufsrechnungen
- Gutscheine
- Bargeld und Pin-Gutscheine
- Kauferklärungen
- Deklarationen (von Mitarbeitern)
- Gebühren der Steuerzahler
- Ausländische Rechnungen
- Rechnungen ohne Handelskammer-Nummer
- Selbstfakturierende Standard-Rechnung
- Selbstfakturierende Gutschrift
- Selbstfakturierende ausländische Rechnung
Welche Art von Verkaufsunterlagen können geliefert werden
Die folgenden Verkaufsunterlagen können geliefert werden:
Das Format der Verkaufsrechnungen kann sein:
Außerdem ist go2UBL in der Lage, einen von Ihnen gewünschten Rechnungstext zu erkennen. Bitte kontaktieren Sie uns dazu.
- (Kredit-) Verkaufsrechnungen Niederländisch B2B
- (Kredit-) Verkaufsrechnungen an Privatpersonen
- Verkaufsrechnungen innerhalb der EU
- Verkaufsrechnungen außerhalb der EU
Das Format der Verkaufsrechnungen kann sein:
- MS Word
- MS Excel
Außerdem ist go2UBL in der Lage, einen von Ihnen gewünschten Rechnungstext zu erkennen. Bitte kontaktieren Sie uns dazu.
Wohin werden die UBL-Dateien geliefert?
Nachdem go2UBL die Kaufdokumente konvertiert hat, werden sie an den vereinbarten Ort geliefert. Das mag sein:
- FTP-Server
- Dropbox
- Google-Laufwerk
- OneDrive
- E-Mail-Adresse (möglicherweise mit einem Buchhaltungspaket verknüpft)
- Exact Online
- Cash software
- API
Kann ich auch andere Formate als PDF einreichen?
Doch, das können Sie. Alle Arten von Grafikformaten sowie MS Word und MS Excel werden unterstützt und automatisch in das UBL-Format konvertiert, so dass sie in jedes UBL-fähige Softwarepaket importiert werden können. Darüber hinaus erhalten sie das Dokument im PDF-Format.
Erhalte ich eine Benachrichtigung, wenn ein Dokument aus irgendeinem Grund nicht bearbeitet wird?
Ja, Sie erhalten eine E-Mail mit dem Grund, warum ein Dokument niecht bearbeitet werden kann. Folgende Gründe sind möglich:
- Die Rechnung erfüllt nicht die Rechnungsanforderungen
- Dokument ist nicht lesbar
- Dokument ist kein Kaufsbeleg (z.B. Packzettel, Auftragsbestätigung, Bestellung, Mahnung usw.)
- Mehrere Kaufsdokumente auf 1 Seite geliefert
- Mehrere Einkaufsbelege in 1 Beleg
- Dokument ist ein Bild, ein Logo oder eine Unterschrift
Kann ich mehrere Dokumente in 1 Scan einreichen?
Es ist wünschenswert, jedes Dokument einzeln zuzustellen. Die meisten Scanner sind in der Lage, eine Datei pro Seite zu erzeugen. Wenn Sie pro Charge liefern möchten, haben wir die Möglichkeit, diese aufzuteilen. Um diese Funktion zu nutzen, müssen sie eine E-Mail an den Support senden: support@go2ubl.com.
Wie lange dauert es, bis ich meine eingereichten Kaufdokumente als E-Rechnung erhalte?
Sobald die Dokumente zugestellt werden, wird versucht, alle wesentlichen Felder automatisch auszufüllen. In der Regel gelingt dies, aber es kommt auch oft vor, dass nicht alle Elemente korrekt gefunden werden können. In diesem Fall wird go2UBL die fehlenden Elemente manuell hinzufügen. Auf diese Weise wird immer eine UBL generiert. Also auch die unleserlichsten oder handgeschriebenen Dokumente.
Wenn Rechnungen auf Zeilenebene verarbeitet werden müssen, beträgt die durchschnittliche Zeit etwa 1 Stunde mit einem Maximum von 72 Stunden.
Die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Standardrechnungen beträgt in der Regel 1 Stunde. Bei automatisch erkannten Dokumenten beträgt sie nur wenige Minuten.
Wenn Rechnungen auf Zeilenebene verarbeitet werden müssen, beträgt die durchschnittliche Zeit etwa 1 Stunde mit einem Maximum von 72 Stunden.
Die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Standardrechnungen beträgt in der Regel 1 Stunde. Bei automatisch erkannten Dokumenten beträgt sie nur wenige Minuten.
Ist go2UBL eine Scan-and-Rekognition-Lösung?
Teilweise. go2UBL verwendet auch die Scan- und Erkennungstechnik, jedoch als Werkzeug. Tatsache ist, dass solche Techniken oft nicht über 80% Erkennung hinausgehen, um von Genauigkeit zu sprechen. Wir streben 100%ige Anerkennung und 100%ige Genauigkeit an.
Bei Scan-and-Rekognition-Lösungen muss der Empfänger oft selbst zusätzliche Maßnahmen ergreifen, um ein Dokument verbuchen zu lassen. Zum Beispiel Felder benennen oder dem System beibringen, wie das Rechnungslayout funktioniert. go2UBL erledigt dies für Sie und liefert immer eine vollständige UBL-Datei mit den der Handelskammer bekannten Namens- und Adressangaben.
Es gibt keine Anforderungen an die Qualität der Dokumente, die uns zugestellt werden. Wenn sie "auf dem Kopf stehen" oder schwer zu lesen sind, können sie bearbeitet werden. Erst wenn das menschliche Auge den Inhalt nicht mehr wahrnehmen kann, wird das Dokument als unleserlich zurückgewiesen.
Bei Scan-and-Rekognition-Lösungen muss der Empfänger oft selbst zusätzliche Maßnahmen ergreifen, um ein Dokument verbuchen zu lassen. Zum Beispiel Felder benennen oder dem System beibringen, wie das Rechnungslayout funktioniert. go2UBL erledigt dies für Sie und liefert immer eine vollständige UBL-Datei mit den der Handelskammer bekannten Namens- und Adressangaben.
Es gibt keine Anforderungen an die Qualität der Dokumente, die uns zugestellt werden. Wenn sie "auf dem Kopf stehen" oder schwer zu lesen sind, können sie bearbeitet werden. Erst wenn das menschliche Auge den Inhalt nicht mehr wahrnehmen kann, wird das Dokument als unleserlich zurückgewiesen.
Warum berücksichtigt die UBL-Datei keine Kreditbeschränkung oder Zahlungsrabatte?
go2UBL ignoriert alle auf der Rechnung erwähnten Kreditlimitierungen oder Zahlungsrabatte. Dies ist eine bewusste Entscheidung, denn dieser Rabatt darf nur gewährt werden, wenn die Bedingungen tatsächlich erfüllt sind. Es steht go2UBL nicht zu, dies zu beurteilen. Der Rabatt kann daher nach der Zahlung vom Endabwickler "abgeschrieben" werden. Dies ist auch aus buchhalterischer Sicht der richtige Ansatz.
Kann ich meine Rechnungen und Quittungen wegwerfen, nachdem ich sie bei go2UBL angeboten habe?
Die richtige Antwort auf diese Frage kann aufgrund von Unklarheiten in der Regierung nicht gegeben werden. Die Zentralregierung hat eine Publikation zu diesem Thema veröffentlicht:
Ja, in der Broschüre "Ihre EDV-Verwaltung und die Steuerrückbehaltungspflicht" der Steuer- und Zollverwaltung wird erläutert, dass Sie unter bestimmten Bedingungen gescannte Rechnungen wegwerfen dürfen.
Wenn Sie diese Broschüre durchlesen, scheint es Ihnen jedoch nicht erlaubt zu sein, die "Quelldokumente" wegzuwerfen.
Dies ist eindeutig wünschenswert, und wir beobachten die Entwicklungen in diesem Bereich.
Ja, in der Broschüre "Ihre EDV-Verwaltung und die Steuerrückbehaltungspflicht" der Steuer- und Zollverwaltung wird erläutert, dass Sie unter bestimmten Bedingungen gescannte Rechnungen wegwerfen dürfen.
Wenn Sie diese Broschüre durchlesen, scheint es Ihnen jedoch nicht erlaubt zu sein, die "Quelldokumente" wegzuwerfen.
Dies ist eindeutig wünschenswert, und wir beobachten die Entwicklungen in diesem Bereich.
Zustellung per E-Mail
Wenn Sie Dokumente per E-Mail bei go2UBL anbieten, können Sie bis zu 15 MB Dokumente mit maximal 20 Dokumenten als Anhang beifügen.
Pro Rechnung muss ein Dokument als Anhang mitgeschickt werden. Also: mehrere Dokumente als Anhänge sind möglich. Mehrere Rechnungen in einem Dokument sind nicht möglich.
Wenn Sie mehr als 20 Dokumente gleichzeitig anbieten möchten, empfiehlt es sich, die "Drag and Drop"-Funktion auf der Kundenkarte zu verwenden.
Pro Rechnung muss ein Dokument als Anhang mitgeschickt werden. Also: mehrere Dokumente als Anhänge sind möglich. Mehrere Rechnungen in einem Dokument sind nicht möglich.
Wenn Sie mehr als 20 Dokumente gleichzeitig anbieten möchten, empfiehlt es sich, die "Drag and Drop"-Funktion auf der Kundenkarte zu verwenden.
Kann ich sehen, wie viele Dokumente bearbeitet wurden, abgelehnt wurden und bearbeitet werden?
Ja, wenn Sie sich bei go2UBL einloggen, können Sie den Fortschritt und die Historie der Bearbeitung für 1 oder mehrere Unternehmen sehen.
Welches Datum wird anerkannt? Rechnungsdatum oder Verfallsdatum?
Das ursprüngliche Rechnungsdatum wird im UBL angegeben. Bei der Verarbeitung von Verkaufsrechnungen (convert2UBL) ist es möglich, das Verfallsdatum als zusätlichen Zusatz aufzunehmen. Dazu müssen Sie dies auf der Registerkarte convert2UBL Ihrer Verwaltung ankreuzen.
Kann go2UBL mehrere Mehrwertsteuersätze erkennen?
go2UBL ist in der Lage, Mehrwertsteuer-Bemessungsgrundlagen und -Sätze zu erkennen. Im UBL erfolgt eine Aufteilung auf 0%, niedrige Mehrwertsteuer, Mehrwertsteyer-Standard, hohe Mehrwertsteuer und Grundlagen.
Beispiel: Wenn Sie eine PIN-Coupon mit Kraftstoff und einem Sandwich einsenden, besteht das UBL aus 2 Zeilen: VAT hoch und VAT niedrig.
Beispiel: Wenn Sie eine PIN-Coupon mit Kraftstoff und einem Sandwich einsenden, besteht das UBL aus 2 Zeilen: VAT hoch und VAT niedrig.
Ich möchte auch meine Verkaufsrechnungen in UBL konvertieren und in mein Buchhaltungspaket einlesen. Ist das möglich?
Über convert2UBL ermöglichen wir Ihnen die Konvertierung Ihrer Verkaufsrechnungen in eine UBL-Datei. Diese Datei kann dann in Ihr Buchhaltungspaket eingelesen werden, wenn es die Möglichkeit bietet, Verkaufsrechnungen zu lesen.
Die Arbeitsmethode ist die gleiche: Senden Sie Ihre Verkaufsunterlagen an <IhreHandelskammerNummer>@convert2UBL.de.
Die Vision vieler Buchhaltungspakete ist, dass Sie die Rechnungen in "ihrem" Paket erstellen können und dann eine Importfunktion nicht erforderlich ist. Die Praxis ist eindeutig anders: Viele Unternehmer stellen ihre Rechnungen in Microsoft Excel oder Word oder in einem unverbundenen Fakturierungspaket aus.
Für weitere Informationen über convert2UBL kontaktieren Sie uns bitte.
Die Arbeitsmethode ist die gleiche: Senden Sie Ihre Verkaufsunterlagen an <IhreHandelskammerNummer>
Die Vision vieler Buchhaltungspakete ist, dass Sie die Rechnungen in "ihrem" Paket erstellen können und dann eine Importfunktion nicht erforderlich ist. Die Praxis ist eindeutig anders: Viele Unternehmer stellen ihre Rechnungen in Microsoft Excel oder Word oder in einem unverbundenen Fakturierungspaket aus.
Für weitere Informationen über convert2UBL kontaktieren Sie uns bitte.
Wo werden meine Rechnungen bearbeitet?
go2UBL verarbeitet einen großen Teil der Rechnungen automatisch unter Verwendung fortschrittlicher (OCR-)Scan- und Erkennungstechniken mit umfangreichen Qualitätskontrollen. Neben der Garantie einer 100%igen Vollständigkeit des UBL beträgt die Genauigkeit unserer Ausgabe mehr als 95%. Um die Qualität auf dem höchstmöglichen Niveau zu erhalten und zu halten, ist eine kontinuierliche Anpassung des "Menschen" notwendig. Wie bereits in diesem Artikel "Roboter ist gut, aber der Mensch ist besser" beschrieben, ist der Mensch besser in der Lage, Rechnungen zu buchen als ein Roboter. Menschliche Korrekturen und Nachschub findet an verschiedenen Orten statt:
– Innerhalb der Niederlande
– Innerhalb der EU
– Außerhalb der EU
Wir tun dies für Sie, um sicherzustellen, dass die Vorlaufzeiten auch außerhalb der normalen Bürozeiten kurz sind, und natürlich versuchen wir, die Kosten unter Kontrolle zu halten. Alle Kontrollaktivitäten, die durchgeführt werden, werden immer von qualifizierten Mitarbeitern in den Niederlanden durchgeführt. Dokumente mit einer erhöhten Genauigkeitsgarantie können daher außerhalb der Bürozeiten eine längere Bearbeitungszeit haben. Schließlich halten wir Genauigkeit für sehr wichtig, und natürlich verlieren wir die Aktualität nicht aus den Augen.
– Innerhalb der Niederlande
– Innerhalb der EU
– Außerhalb der EU
Wir tun dies für Sie, um sicherzustellen, dass die Vorlaufzeiten auch außerhalb der normalen Bürozeiten kurz sind, und natürlich versuchen wir, die Kosten unter Kontrolle zu halten. Alle Kontrollaktivitäten, die durchgeführt werden, werden immer von qualifizierten Mitarbeitern in den Niederlanden durchgeführt. Dokumente mit einer erhöhten Genauigkeitsgarantie können daher außerhalb der Bürozeiten eine längere Bearbeitungszeit haben. Schließlich halten wir Genauigkeit für sehr wichtig, und natürlich verlieren wir die Aktualität nicht aus den Augen.
Ich bin in einer Branche tätig, in der Rechnungen außerhalb der Niederlande nicht bearbeitet werden dürfen. Kann go2UBL das garantieren?
Für go2UBL ist es wichtig, dass Sie die Kontrolle darüber haben, wo Ihre Rechnungen bearbeitet werden können. Neben Ihren eigenen Wünschen sind wir auch durch Gesetze und Vorschriften verpflichtet, transparent zu machen, wo Ihre Rechnungen bearbeitet werden können. Deshalb bietet go2UBL die Möglichkeit, sicher zu sein, wo Ihre Rechnungen verarbeitet werden können:
– Innerhalb der Niederlande
– Innerhalb der EU
– Weltweit
– Innerhalb der Niederlande
– Innerhalb der EU
– Weltweit
Anerkennung von 0% Mehrwertsteuer und Margenregelung
go2UBL erkennt die MwSt.-Grundlagen und die anwendbaren Prozentsätze. Wenn auf der Rechnung keine MwSt. angegeben ist, wird der gesamte Betrag als eine MwSt.-Basis von 0% behandelt. Eine mögliche Margenregelung ist dabei nicht berücksichtigt.
Übertragungseinstellung FTP
go2UBL bietet die Möglichkeit, die konvertierten Dokumente an einen FTP-Speicherort zu liefern. In vielen Fällen wird aus Sicherheitsgründen entschieden, den Absender auf die Whitelist zu setzen.
Da es weniger wartungsempfindlich ist, hat go2UBL die sendenden IP-Nummern über den Hostnamen delivery.go2ubl.nl zur Verfügung gestellt.
Da es bekannt ist, dass nicht jeder einen Hostnamen mit mehreren IP-Nummern konfigurieren kann, haben wir auch 5 Hostnamen mit nur einer IP-Nummer zur Verfügung gestellt.
Dies sind die Hostnamen:
Da es weniger wartungsempfindlich ist, hat go2UBL die sendenden IP-Nummern über den Hostnamen delivery.go2ubl.nl zur Verfügung gestellt.
Da es bekannt ist, dass nicht jeder einen Hostnamen mit mehreren IP-Nummern konfigurieren kann, haben wir auch 5 Hostnamen mit nur einer IP-Nummer zur Verfügung gestellt.
Dies sind die Hostnamen:
- delivery001.go2ubl.nl
- delivery002.go2ubl.nl
- delivery003.go2ubl.nl
- delivery004.go2ubl.nl
- delivery005.go2ubl.nl
- zur Kommandozeile gehen
- nslookup eingeben
- Lieferung eingeben.go2ubl.co.uk
- Sie sehen die IP-Nummern, von denen aus wir Dateien an Ihren FTP-Server senden.
Erkennung der Bestellnummer
Auf Wunsch verschiedener begeisterter Kunden, die verschiedene ERP-Systeme einsetzen, hat go2UBL auch die Erkennung der Bestellnummer auf der Rechnung ermöglicht.
Sie können diese Option standardmäßig verwenden. Senden Sie Ihre Kaufdokumente MIT Bestellnummer an <IhreHandelskammerNummer>@logistics2UBL.de. Die Ausgabe (PDF + UBL) wird derzeit an eine Postadresse geliefert, die Sie auf Kundenebene festlegen. Wir arbeiten derzeit an mehreren Lieferoptionen.
Sie können diese Option standardmäßig verwenden. Senden Sie Ihre Kaufdokumente MIT Bestellnummer an <IhreHandelskammerNummer>
Autoforwarding problemen - DMARC
Wat is DMARC?
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) is een e-mailvalidatieprotocol dat is ontworpen om e-mailfraude te voorkomen. Het helpt domeineigenaren om te voorkomen dat hun domein wordt gebruikt voor phishing en andere illegale activiteiten.
Hoe werkt DMARC?
DMARC werkt door gebruik te maken van twee andere e-mailauthenticatieprotocollen: SPF (Sender Policy Framework) en DKIM (DomainKeys Identified Mail). Het controleert of een e-mailbericht afkomstig is van een geautoriseerde server (SPF) en of het bericht niet is gewijzigd tijdens de overdracht (DKIM).
Waarom is DMARC belangrijk?
- Bescherming tegen phishing: Voorkomt dat kwaadwillenden e-mails versturen uit naam van uw domein.
- Betere e-maildeliverability: Verhoogt de kans dat legitieme e-mails in de inbox van de ontvanger terechtkomen.
- Inzicht in e-mailverkeer: Biedt rapportages over e-mails die niet voldoen aan de DMARC-regels.
DMARC en autoforwarding
Wanneer een u probeert e-mails automatisch door te sturen (autoforwarding) vanuit uw domein naar uw <kvknr>@go2ubl.nl e-mail, kan dit problemen veroorzaken met DMARC. Dit komt omdat de doorgestuurde e-mails mogelijk niet voldoen aan de SPF- en DKIM-controles, waardoor ze worden geblokkeerd door de DMARC-regels.
Oplossingen voor autoforwarding problemen
- Gebruik een andere forwarding methode: In plaats van autoforwarding, kunt u overwegen om e-mails via een andere methode door te sturen die wel voldoet aan de DMARC-regels.
- Pas de SPF/DKIM-instellingen aan: Zorg ervoor dat de forwarding server is opgenomen in uw SPF-record en dat DKIM-handtekeningen correct worden toegepast.
- DMARC-rapportages controleren: Houd de DMARC-rapportages in de gaten om inzicht te krijgen in welke e-mails worden geblokkeerd en waarom.