Veelgestelde vragen

Alles op een rijtje

Veelgestelde vragen

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

go2UBL B.V. vindt jouw privacy belangrijk en wij willen transparatie bieden over de gegevens die we verwerken en over hoe wij die gebruiken.

Aangezien go2UBL B.V. jaarlijks veel persoonsgegevens verwerkt voor het uitvoeren van haar dienstverlening is een privacybeleid een noodzakelijke behoefte. In dit beleid vind je de algemene uitgangspunten rondom de verwerking van de persoonsgegevens en de wijze waarop go2UBL B.V. deze behandeld.

Op aanvraag verstrekken wij onze verwerkersovereenkomst welke jij getekend retour dient te sturen.

Garantie:

go2UBL B.V. beschermt jouw persoonsgegevens. Wij hebben die gegevens nooit verkocht aan derden en dat zullen we ook nooit doen.

Wat zijn de kosten?

Voor het converteren van inkoop- en verkoopdocumenten naar een UBL + PDF hanteren wij diverse tarieven. Dit is afhankelijk van het type document, welke elementen er (verplicht) meegeleverd moeten worden en de kwaliteit van het document.

Een uitgebreide weergave van de kosten vind je op de tarievenpagina.

Indien een document geen inkoop- of verkoopdocument is, zullen wij de eerste 25 documenten per administratie per maand kosteloos afkeuren met een retourreden. Volledigheidshalve: dubbel aangeleverde inkoop- of verkoopdocumenten afgekeurd met de reden: "dubbel aangeleverd" worden wel berekend.

Voor het aansluiten bij go2UBL worden geen implementatie- of abonnementskosten berekend. Tevens is er geen onderhoudscontract of verplichte minimale afname.

Wat is regelherkenning?

De universele regelherkenning is een bijzonder waardevolle toevoeging aan onze conversiedienst en is beschikbaar binnen het go2UBL platform.

Bij de herkenning wordt op regelniveau herkend:

- Artikelnummer - Omschrijving - Aantal - Prijs per eenheid - BTW.

Deze regels met de genoemde elementen worden in de UBL opgenomen. Het is wel van belang dat het document (indien deze gescand wordt aangeleverd) een resolutie van minimaal 150 DPI heeft. Logischerwijs heeft de originele PDF de voorkeur om kwaliteitsverlies tijdens het scannen-en-herkennen te voorkomen.

Als je al klant bent bij go2UBL, probeer het dan eenvoudig zelf en mail een factuur naar <jouwkvknummer@lines2ubl.nl>.

Welk soort inkoopdocumenten kunnen aangeleverd worden?

De volgende inkoopdocumenten kunnen worden aangeleverd:

- Standaard inkoopfacturen
- Credit-nota's
- Kas- en pinbonnen
- Inkoopverklaringen
- Declaraties (van medewerkers)
- Belastingdienstaanslagen
- Buitenlandse facturen
- Facturen zonder KvK nummer
- Selfbilling standaard factuur
- Selfbilling credit-nota
- Selfbilling buitenlandse factuur

Welke soort verkoopdocumenten kunnen aangeleverd worden?

De volgende verkoopdocumenten kunnen worden aangeleverd:

(Credit-)Verkoopfacturen Nederlandse B2B
(Credit-)Verkoopfacturen aan particulieren
Verkoopfacturen binnen de EU
Verkoopfacturen buiten de EU

Het formaat van de verkoopfacturen kunnen zijn:

PDF
MS Word
MS Excel

Indien gewenst kan, naast de factuurdatum, ook een vervaldatum meegeleverd worden.

Tevens is go2UBL in staat om een door jou verplichte factuur tekst te herkennen. Neem hiervoor contact met ons op.

Waar worden de UBL bestanden afgeleverd?

Nadat go2UBL de inkoopdocumenten heeft geconverteerd, worden deze afgeleverd op de afgesproken locatie. Dat kan zijn:

- FTP server
- Dropbox
- Google Drive
- OneDrive
- Emailadres (eventueel gekoppeld aan een boekhoudpakket)
- Exact Online
- Cash Software

Kan ik andere formaten dan PDF aanleveren?

Ja. Allerlei soorten grafische formaten en MS Word en MS Excel worden ondersteund en automatisch omgezet naar UBL formaat, zodat ze in elk UBL-ready softwarepakket geïmporteerd kunnen worden. Daarnaast krijg je het document in PDF.

Krijg ik een kennisgeving wanneer een document om wat voor reden dan ook niet verwerkt wordt?

Ja, je ontvangt een e-mail met de reden waarom een document niet verwerkt kan worden. De volgende redenen zijn mogelijk:
- Factuur voldoet niet aan de factuurvereisten
- Document is onleesbaar
- Document is geen inkoopdocument (bijvoorbeeld een pakbon, opdrachtbevestiging, order, herinnering, etc.)
- Meerdere inkoopdocumenten op 1 pagina aangeleverd
- Meerdere inkoopdocumenten in 1 document
- Document is een plaatje, logo of handtekening

Kan ik meerdere documenten in 1 scan aanleveren?

Het is wenselijk om elk document apart aan te leveren. De meeste scanners zijn in staat om per pagina een bestand te genereren. Indien je per batch aan wilt leveren hebben wij de mogelijheid om deze te splitsen. Om gebruik te maken van deze functie dien je een mail te sturen naar support: support@go2ubl.com.
Het splitsen kan alleen aangezet worden als je een eigen account bij ons hebt.

Hoelang duurt het voordat ik mijn aangeleverde inkoopdocumenten als e-factuur ontvang?

Zodra de documenten worden aangeleverd wordt getracht automatisch alle essentiële velden in te vullen. Veelal lukt dit, maar het komt ook vaak voor dat niet alle elementen goed gevonden kunnen worden. In dat geval wordt door go2UBL handmatig de ontbrekende elementen toegevoegd. Op deze manier wordt altijd een UBL gegenereerd. Dus ook van de meest onleesbare of handgeschreven documenten.

Indien er facturen op regelniveau verwerkt moeten worden is de gemiddelde tijd zo'n 1 uur met een maximum van 72 uur.

De gemiddelde verwerkingstijd van standaardfacturen is over het algemeen 1 uur. Van automatisch herkende documenten is het slechts enkele minuten.

Is go2UBL een scan-en-herken oplossing?

Deels. go2UBL maakt ook gebruik van scan-en-herken techniek, maar als hulpmiddel. Het feit is dat dergelijke technieken veelal niet verder gaan dan 80% herkenning, om nog maar te spreken over juistheid. Wij streven naar 100% herkenning en 100% juistheid.

Bij scan-en-herken oplossingen moet de ontvanger nog veelal zelf aanvullende acties doen om een document geboekt te krijgen. Bijvoorbeeld velden benoemen of het systeem leren hoe de factuurlayout in elkaar zit. go2UBL doet dit voor jou en levert altijd een volledig UBL-bestand aan inclusief de bij de KvK bekende NAW-gegevens.

Er worden geen eisen gesteld aan de kwaliteit hoe documenten bij ons aangeleverd worden. Indien deze "op zijn kop" staan of slecht leesbaar zijn, kunnen ze verwerkt worden. Pas als het menselijk oog de inhoud niet meer kan waarnemen, zal het document als onleesbaar afgekeurd worden.

Waarom wordt er in het UBL bestand geen rekening gehouden met kredietbeperking of betalingskorting?

go2UBL negeert kredietbeperking of betalingskorting welke op de factuur is vermeld. Hiervoor is bewust gekozen aangezien deze korting pas toegepast mag worden als er ook daadwerkelijk aan de voorwaarden wordt voldaan. Dat is voor go2UBL niet te beoordelen. De korting kan derhalve door de uiteindelijke verwerker na betaling worden "afgeboekt". Dit is overigens boekhoudkundig ook de juiste benadering.

Mag ik mijn facturen en bonnetjes weggooien nadat ik ze bij go2UBL heb aangeboden?

Het juiste antwoord op deze vraag is niet te geven door onduidelijkheid vanuit de overheid. De Rijksoverheid heeft hier een publicatie uitgebracht en geeft aan:

Ja, in de brochure 'Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht' van de Belastingdienst staat uitgelegd dat je onder bepaalde voorwaarden gescande facturen mag weggooien.

Wanneer je deze brochure doorleest, blijkt echter niet dat je de "brondocumenten" mag weggooien.

Duidelijkheid is gewenst en wij volgen de ontwikkelingen op dit gebied.

Aanleveren per e-mail

Wanneer je documenten per e-mail aanbiedt bij go2UBL, kan je tot 15 MB aan documenten als bijlage invoegen met een maximum van 20 documenten als bijlage.

Per factuur dient er een document als bijlage meegezonden te worden. Dus: meerder documenten als bijlage is mogelijk. Meerder facturen in één document is niet mogelijk.

Indien je meer dan 20 documenten tegelijk bij ons wilt aanbieden is het te adviseren om de "Drag en Drop" functie op de klantenkaart te gebruiken.

Kan ik zien hoeveel documenten er verwerkt, afgekeurd en in verwerking zijn?

Ja, wanneer je inlogt bij go2UBL kun je voor 1 of meer bedrijven de voortgang en historie van de verwerking zien.

Welke datum wordt herkend? Factuurdatum of de vervaldatum?

De originele factuurdatum zal in de UBL worden meegeleverd. Bij de verwerking van verkoopfacturen (convert2UBL) is het mogelijk om de vervaldatum als extra toevoeging meegeleverd te krijgen. Hiervoor dien je dit aan te vinken op het tabblad convert2UBL van jouw administratie.

Kan go2UBL meerdere BTW tarieven herkennen?

go2UBL is in staat om de BTW grondslagen en tarieven te herkennen. In de UBL wordt derhalve een splitsing gemaakt op 0%, BTW laag, BTW standaard, BTW hoog en grondslagen.

Voorbeeld: als je een pinbon instuurt waarop brandstof staat en een broodje, dan zal de UBL uit 2 regels bestaan: BTW hoog en BTW laag

Ik wil ook mijn verkoopfacturen converteren naar UBL en inlezen in mijn boekhoudpakket. Kan dat?

Via convert2UBL maken wij het mogelijk om jouw verkoopfacturen te converteren naar een UBL bestand. Dit bestand is vervolgens in te lezen in jouw boekhoudpakket als deze de mogelijkheid biedt om verkoopfacturen in te lezen.

De werkwijze is gelijk: mail jouw verkoopdocumenten naar <jouwkvknummer>@convert2UBL.nl.

De visie van vele boekhoudpakketten is dat je de facturen in “hun” pakket kunt maken en dan is een importfaciliteit niet nodig. De praktijk is duidelijk anders: vele ondernemers maken hun factuur in Microsoft Excel of Word of een niet gekoppeld facturatiepakket.

Momenteel ondersteunen de volgende pakketten de importfunctie van verkoop UBL:

Cash Software
eboekhouden
Exact Online
Kleisteen
Minox
MUIS Software
SnelStart
Visma (AccountView)
Yuki

Wij hopen dat vele boekhoudsoftwareleveranciers zullen volgen!

Voor meer informatie omtrent convert2UBL kan je contact met ons opnemen.

Waar worden mijn facturen verwerkt?

go2UBL verwerkt een groot deel van de facturen automatisch middels geavanceerde (OCR) scan-en-herken technieken met vergaande kwaliteitscontroles. Naast de garantie van een 100% volledige UBL, is de juistheid van onze output meer dan 95%. Om de kwaliteit op het hoogste mogelijke niveau te krijgen en te houden is continue bijsturing van “de mens” noodzakelijk. Zoals eerder beschreven in dit artikel “robot is goed, maar de mens is beter” is de mens beter in staat om facturen te boeken dan een robot. Het menselijk corrigeren en aanvullen gebeurt op diversen plaatsen:
– Binnen Nederland
– Binnen EU
– Buiten EU

Dit doen we voor jou om te zorgen dat de doorlooptijden kort blijven ook buiten normale kantooruren en uiteraard proberen we de kosten onder controle te houden. Alle controlewerkzaamheden welke uitgevoerd worden zullen altijd door gekwalificeerde medewerkers gebeuren in Nederland. Documenten met een verhoogde juistheids-garantie kunnen daarom buiten kantoortijden een langere doorlooptijd hebben. Immers wij vinden juistheid zeer belangrijk waarbij we uiteraard de tijdigheid niet uit het oog verliezen.

Ik zit in een branche waarbij de facturen niet buiten Nederland verwerkt mogen worden. Kan go2UBL dat garanderen?

go2UBL vind het belangrijk dat jij “in control” bent waar jouw facturen eventueel kunnen worden verwerkt. Naast jouw eigen wensen, zijn wij ook gehouden aan wet en regelgeving om transparant te zijn waar jouw facturen verwerkt kunnen worden. Daarom biedt go2UBL de mogelijkheid dat je zekerheid kunt krijgen waar jouw facturen eventueel verwerkt worden:
– Binnen Nederland
– Binnen EU
– Wereldwijd

Herkenning van 0% BTW en Marge-regeling

go2UBL herkent de BTW-grondslagen en de geldende percentages. Indien er geen BTW genoemd wordt op de factuur, wordt het gehele bedrag behandeld als grondslag 0% BTW. Er wordt hierbij geen rekening gehouden met een eventuele Marge-regeling.

Afleverinstelling FTP

go2UBL biedt de mogelijkheid om de geconverteerde documenten op een FTP-locatie af te leveren. In veel gevallen wordt om veiligheidsredenen gekozen om de afzender op de whitelist te plaatsen.

Aangezien het minder onderhoudsgevoelig is heeft go2UBL de verzendende IP-nummers beschikbaar gesteld door middel van de hostnaam delivery.go2ubl.nl.

Omdat het bekend is dat niet iedereen een hostnaam met meerdere IP-nummers kan configureren hebben we ook nog 5 hostnamen beschikbaar gesteld met maar één IP-nummer.

Dit zijn de hostnamen:

delivery001.go2ubl.nl
delivery002.go2ubl.nl
delivery003.go2ubl.nl
delivery004.go2ubl.nl
delivery005.go2ubl.nl

Mocht het in het geheel niet lukken om hostnamen te gebruiken, dan kan het commando nslookup gebruikt worden voor het achterhalen van de IP-adressen. Werking:

ga naar de commandline
typ in nslookup
typ in delivery.go2ubl.nl
Je zult de IP-nummers zien van waaruit wij bestanden naar uw FTP-server sturen.

Ordernummerherkenning

Op verzoek van diverse enthousiaste klanten, die gebruikmaken van diversen ERP systemen, heeft go2UBL het mogelijk gemaakt om ook het ordernummer op de factuur te herkennen.

Je kunt deze optie standaard gebruiken. Mail jouw inkoopdocumenten MET ordernummer naar <jouwkvknummer>@logistics2UBL.nl. De output (PDF + UBL) wordt op dit moment afgeleverd op een mailadres welke jij instelt op klantniveau. Wij werken momenteel aan meerdere afleveringsmogelijkheden.

Autoforwarding problemen - DMARC

Wat is DMARC?
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) is een e-mailvalidatieprotocol dat is ontworpen om e-mailfraude te voorkomen. Het helpt domeineigenaren om te voorkomen dat hun domein wordt gebruikt voor phishing en andere illegale activiteiten.

Hoe werkt DMARC?
DMARC werkt door gebruik te maken van twee andere e-mailauthenticatieprotocollen: SPF (Sender Policy Framework) en DKIM (DomainKeys Identified Mail). Het controleert of een e-mailbericht afkomstig is van een geautoriseerde server (SPF) en of het bericht niet is gewijzigd tijdens de overdracht (DKIM).

Waarom is DMARC belangrijk?

Bescherming tegen phishing: Voorkomt dat kwaadwillenden e-mails versturen uit naam van uw domein.
Betere e-maildeliverability: Verhoogt de kans dat legitieme e-mails in de inbox van de ontvanger terechtkomen.
Inzicht in e-mailverkeer: Biedt rapportages over e-mails die niet voldoen aan de DMARC-regels.

DMARC en autoforwarding
Wanneer een u probeert e-mails automatisch door te sturen (autoforwarding) vanuit uw domein naar uw <kvknr>@go2ubl.nl e-mail, kan dit problemen veroorzaken met DMARC. Dit komt omdat de doorgestuurde e-mails mogelijk niet voldoen aan de SPF- en DKIM-controles, waardoor ze worden geblokkeerd door de DMARC-regels.

Oplossingen voor autoforwarding problemen

Gebruik een andere forwarding methode: In plaats van autoforwarding, kunt u overwegen om e-mails via een andere methode door te sturen die wel voldoet aan de DMARC-regels.
Pas de SPF/DKIM-instellingen aan: Zorg ervoor dat de forwarding server is opgenomen in uw SPF-record en dat DKIM-handtekeningen correct worden toegepast.
DMARC-rapportages controleren: Houd de DMARC-rapportages in de gaten om inzicht te krijgen in welke e-mails worden geblokkeerd en waarom.