Publicaties

E-facturatie: de 'missing link' voor continious monitoring

Heel veel processen kunnen automatisch en daarmee gratis of tegen geringe kosten dagelijks worden verwerkt in de financiële administratie. Waarom dan niet e-facturatie in het proces opgenomen? Als bedrijfsadviseur, vestigingsleider en ICT-werkgroeplid heb ik 14 jaar in de accountancy gewerkt. In die14 jaar is het me steeds meer opgevallen dat er op het gebied van procesoptimalisatie aan de inputkant van de financiële administratie nog een hoop te winnen valt. De behoefte hieraan is erg groot, de irritatie van (te) late aanlevering is enorm (zowel bij de klant als bij de verwerker) en het levert daarnaast ook nog bijzonder weinig op voor de verwerker en kost het de (micro)MKB-ondernemer veel geld.

Door simpelweg het proces even goed tegen het licht te houden, ontdek je al hoe vreemd wij eigenlijk met zijn allen bezig zijn: Waarom proberen wij een slim digitaal document te printen, om vervolgens dat ontstane domme document in te scannen om te zien of wij in staat zijn wat er op dat document staat weer digitaal te maken? Waarom maken wij in al onze systemen eigen klant- of relatienummers aan en voeren keer op keer de stamgegevens in, terwijl de overheid de ondernemers al een (KvK)nummer heeft gegeven en deze data gratis en volledig via internet beschikbaar en koppelbaar is?

Hoop

Het is mij echter wel steeds duidelijker geworden dat ze telkens weer te weinig oog hebben voor de ‘missing link’ aan de inputkant van de financiële administratie: de inkoopdocumenten en de mogelijkheden om bestaande (gratis) data te koppelen aan de administratie.

Gelukkig gloort er hoop. Het is inmiddels wel standaard dat er gekeken wordt naar het deel van het inputproces dat geautomatiseerd kan worden, omdat dit op grote schaal aangeboden wordt. Het is dan ook bijna ondenkbaar dat je geen gebruikt maakt van (semi) automatisch inlezen van bankafschriften. Ook worden inmiddels veel kassasystemen gekoppeld aan de administratie.

Er is echter nog zoveel meer mogelijk. Heel veel processen kunnen automatisch en daarmee gratis of tegen geringe kosten DAGELIJKS verwerkt worden in de financiële administratie. Denk aan de afschrijvingsstaat en het loonjournaal. Nu het voor accountants- en administratiekantoren echt wel duidelijk is geworden dat voor standaard werkzaamheden het niet meer mogelijk is om het uurtje-factuurtjesysteem te hanteren, is het ook voor deze groep belangrijker dan ooit om het proces van de inkoopdocumenten voor haar klanten te optimaliseren.

Vernuftig

Om de inputcirkel voor (micro)-MKB rond te krijgen moet e-facturatie in het proces worden opgenomen. Het MKB verwacht hiertoe vernuftige oplossingen maar wil er niet te veel voor betalen. Alle inkoopdocumenten (dus ook kas- en pinbonnen, inkoopverklaringen, handgeschreven zaken) zijn geautomatiseerd dagelijks in te lezen. Het handmatige proces van de verwerking van de inkoopdocumenten kost de ondernemer nu onnodig veel tijd en geld. Dit proces wordt uitbesteed aan een accountants- of administratiekantoor of er is iemand voor aangesteld.

Als e-facturatie zijn intrede heeft gedaan, is dat niet langer nodig. Het geautomatiseerd verwerken van mutaties maakt de administratie vanzelf tijdig, juist en volledig. Door de koppeling te leggen met de Kamer van Koophandel is het ook nog eens betrouwbaar doordat zowel de verzender als de ontvanger gevalideerd zijn. Iets waar de ondernemer in de praktijk verplicht toe is, maar niet doet.