Publicaties

Door de bomen…

De titel doet vermoeden dat deze bijdrage iets met Sinterklaas te maken zou kunnen hebben… niets is minder waar. Ziet u door de efacturatie bomen het bos niet meer? Na een periode waarin scan-en-herken “hot” was voor accountants- en administratiekantoren, staat nu efactureren in het middelpunt.

Ik ga u niet uitleggen wat de voordelen van efactureren zijn ten opzichte van scan-en-herken. Dit zal vele inmiddels duidelijk zijn. Waar het mij omgaat is dat er in korte tijd diversen aanbieders zijn van efactureren of namen en termen welke steeds terugkeren als het om efactureren gaat. Denk aan Invoicesharing, eVerbinding, go2UBL, Simpler Invoicing, en natuurlijk Yuki met een grootse campagne over UBL . Ieder vanuit zijn eigen visie en motivatie!

“ Accountant- en administratiekantoor: Zorg dat je weet wat het voordeel is van efacturatie, beoordeel wat je nodig hebt en doe er je voordeel mee. Voor het eigen kantoor, maar zeker ook voor uw cliënten.

Wat moet u als Accountant of administratiekantoor nou kiezen?

Deze vraag is niet eenduidig te beantwoorden. Wel staat vast dat scan-en-herken haar langste tijd heeft gehad. Terecht natuurlijk, want het blijft vreemd om iets dat digitaal is, uit te printen om het vervolgens weer in te scannen.

Een aantal aandachtspunten welke ik u wil meegeven zijn de volgende:

• Als “verwerker” van vele administraties is het aan te bevelen om pakketonafhankelijk te denken. Ik bedoel daarmee dat inmiddels vele financiële softwarepakketten de mogelijkheid bieden om UBL’s in te lezen. Door een efacturatie-leverancier te kiezen welke onafhankelijk is, kunt u het aanlever proces van de inkoopfacturen voor al uw cliënten gelijk houden. Zeer prettig voor uw cliënten, maar zeker ook prettig voor uw medewerkers. Geen van beide hoeft een nieuw pakket, programma of portaal eigen te maken.
• Veelal zal voor het (micro-)MKB de administratie achteraf worden aangeleverd. Hierdoor is een accorderingsmodule niet nodig. Alles is overigens al betaald. Indien een accorderingsmodule wel tot de wensen behoort, beoordeel dan of dat al in het uiteindelijke financiële pakket is ingebouwd, of dat dit buiten het pakket gebeuren moet.
• Beoordeel of de efacturatie-leverancier instaat is om alle inkoopdocumenten (papier, pdf, efactuur, maar ook kas- of pinbonnetjes) te verwerken.

Samenwerken of tegenwerken?

De financiële softwarepakketten en UBL leveranciers zien allemaal in dat je beter kunt samenwerken dan tegenwerken. Mede hierdoor is de ublketentest (www.ublketentest.nl) een groot succes en wordt de adoptie van efactureren gestimuleerd.

De toekomst

Vooralsnog neemt de hoeveelheid digitale facturen (PDF) enorm toe en moeten wij het doen met een hybride model van papierenfacturen en bonnetjes, Pdf’s en UBL’s. Momenteel is nog geen 2% van het aantal verzonden facturen een efactuur (UBL). De komende jaren zal dit vermoedelijk aanzienlijk toenemen.