Publicaties

Ga toch ubbelen!

Uit de dataverwerking naar advies en begeleiding.

De accountancy verkeert in een hybride tijd. We dealen met facturen die in verschillende vormen worden aangediend; papier, pdf en e-factuur. Hoe voorkom je dat je als accountant voornamelijk bezig bent met gegevens verzamelen en aanvullen, terwijl de klant steeds meer persoonlijke begeleiding verwacht? Wij gingen op zoek naar een efficiënte wijze om een rommelige tijd te overbruggen.

De kwartaal aangifte vormt nog steeds een grote belasting voor de kleine ondernemer. Hij draagt een grote verantwoordelijkheid om al zijn papieren en digitale (inkoop)facturen in alle volledigheid bij de accountant aan te leveren. En dan hebben we het nog niet over de stapel bonnetjes die in zijn portemonnee blijven zitten. Vele accountants hebben tegenwoordig nagenoeg alle dagboeken gekoppeld, behalve het inkoopdagboek. Hoewel een groot aantal kantoren een Scan & Herken oplossing in hun proces geïntegreerd hebben, komt bij velen de klant nog steeds langs met de “schoenendoos” vol papieren. Hierdoor is het gros van de accountants nog steeds veel tijd kwijt aan het controleren, corrigeren en aanvullen van gegevens. Hier is een oplossing voor bedacht; de e-factuur. “

De moderne klant wil dagelijks geïnformeerd worden over hoe het financieel met hem gaat. Hij zit met vragen als: "Wat heb ik nu te vorderen?" "Wat heb ik nu te betalen?" en "Wat is nu mijn bankstand?

E-factuur

De e-factuur -een xml bestand waarin alle elementen van de factuur in gestructureerde code zijn opgenomen- maakt het mogelijk om de invoer van gegevens te automatiseren. De Universal Business Language (UBL) is de meest voorkomende code-taal waarin deze gegevens zijn geschreven. Software partijen door heel Nederland en zelfs de overheid heeft de UBL als standaard gekozen. Dit maakt de overstap naar UBL een veilige keuze. Echter, de adoptie van de e-factuur verloopt traag. Steeds meer klanten versturen hun (inkoop)facturen juist in pdf-vorm per mail en denken daarmee te ‘automatiseren’, maar met deze aanpak behaal je niet het meeste rendement. Want een PDF factuur verschilt in wezen niet veel van een papieren factuur. Voormalig accountant en oprichter van go2UBL Rob Tolstra, realiseerde zich dat de transformatie van papier en pdf naar e-factuur tijd gaat kosten en dat er een tussenoplossing moest komen.

Expertise

Tolstra: ‘De moderne klant wil dagelijks geïnformeerd worden over hoe het financieel met hem gaat. Hij zit met vragen als: “Wat heb ik nu te vorderen?” “Wat heb ik nu te betalen?” en “Wat is nu mijn bankstand?”. De klant komt alleen niet elke dag zijn inkoopfacturen bij de accountant afleveren. Als accountant wil je je klant ook in het nu kunnen monitoren om vervolgens je expertise aan te tonen. Veel boekhouders vragen hun klanten niet hoe het komt dat zijn onderneming minder omzet dan een concurrerende onderneming en of hij in de gaten heeft dat zijn huisvesting relatief hoog is. Om de moderne klant van dienst te kunnen zijn, moet de accountant niet meer bezig zijn met het overtikken van data, maar moet hij zijn tijd gebruiken om de data te interpreteren. Voor gemak en expertise betaalt de klant namelijk graag.’

Zekerheid

Tolstra ging op zoek naar een manier om de accountant te ontzorgen, zodat hij op zijn beurt zijn klant kan ontzorgen: ‘Een accountant heeft drie werkpeilers: 1. volledigheid 2. juistheid en 3. tijdigheid. Als hij die drie punten waarborgt, kan hij zijn klant zo goed mogelijk informeren over hoe het financieel met hem gaat. Als één van die drie niet gewaarborgd is, kan hij geen zekerheid verschaffen. Scan & Herken software garandeert geen 100% volledigheid en de juistheid evenaart de 100% bij lange na niet. Het is niet geworden wat we ervan gehoopt hadden. Dat frustreerde mij. Ik begon me af te vragen hoe we al die gegevens konden kanaliseren, zonder dat de accountant zelf zijn werkproces hoeft aan te passen. Zo kwam ik op go2UBL.’

go2UBL Tolstra vervolgt: ‘go2UBL heeft een app ontwikkeld, waarmee de klant zijn bonnetjes kan ubbelen: hij selecteert zijn onderneming, maakt een foto van de bon of factuur en de app verstuurt deze naar UBL, die converteert de foto naar een e-factuur en zet de bon in het overzicht van het boekhoudprogramma van de accountant. (Inkoop)facturen kunnen op allerlei manieren bij ons aangeleverd worden, dus ook per mail of post. Zolang de bon leesbaar is, kunnen we deze verwerken. Omdat we gekoppeld zijn aan de Kamer van Koophandel, tackelen we spookfacturen en heeft zowel de accountant als de klant direct inzage. Zo kan de accountant zich bezig houden met advies, wie zijn klant ook is. Of de klant nu een moderne ondernemer is die alles op zijn telefoon wil doen of een zestiger is die zich waarschijnlijk nooit in een e-factuur zal willen verdiepen, de accountant kan analyseren, adviseren en zekerheid bieden. Al dit gemak noemen wij ubbelen. Go2UBL garandeert namelijk 100% volledigheid en de e-factuur evenaart de 100% juistheid.’

Flexibel

Friso de Jong volgt de technologische, maatschappelijke en wettelijke ontwikkelingen met betrekking tot e-facturatie op de voet. Hij betoogt dat go2UBL op flexibele wijze een mooie overbrugging vormt: ‘In essentie levert de aanpak van go2UBL op dat de ontvanger (in dit geval de accountant) maximaal kan profiteren van de voordelen van UBL zonder dat verzender (de klant) wordt gedwongen om formaat-aanpassingen te doen. Tegelijkertijd kan de verzender maximaal profiteren van de voordelen van het formaat van zijn voorkeur.’

Snelle implementatie

Zijn we onderhand niet software moe? Tolstra legt uit: ‘Wat accountants gewend zijn is dat de implementatie van nieuwe software veel tijd in beslag neemt en dat ze dan ook een ander werkproces moeten aanleren. Wij gaan anders te werk. Implementatietijd en -kosten hebben we niet, je kunt je aanmelden en tien minuten later kun je ermee aan de slag. Inmiddels werken de meest gerenommeerde boekhoudprogramma’s met UBL. Het lijkt nu nog een utopie, maar als alle ondernemers in de toekomst zijn overgestapt op e-facturatie, hebben wij minder werk. Maar dan hebben we het nog steeds niet gehad over de bonnetjes.’

Klappen opvangen

In deze veranderlijke tijd kan het vermoeiend, bewerkelijk en onoverzichtelijk zijn om via drie verschillende kanalen te werken en constant op nieuwe programma’s over te moeten stappen. Go2UBL vangt deze klappen in wezen op. Wij zijn erover uit. Ga toch ubbelen.