Publicaties

"Een robot is goed, maar de mens is beter", is de overtuiging van Rob Tolstra, oprichter en CEO van de hightech onderneming voor e-administratie go2UBL. Dat is dan ook de reden dat menselijke controle in zijn bedrijf een integraal onderdeel is van het in hoge mate geautomatiseerde bedrijfsproces. Een interview met Rob Tolstra en Herman Gerrits, accountmanager bij go2UBL, over de menselijke factor.  

Het totaal aantal gebruikers van go2UBL is sinds medio 2018 verdubbeld. Van 12.500 gebruikers toen naar op dit moment bijna 25.000. De conclusie dat het converteren van (PDF) facturen naar e-facturen in UBL formaat een grote vlucht neemt is daarmee snel gemaakt.

  

Door e-facturen te versturen en te ontvangen, is de hoop dat er op het gebied van factuurverwerking in de financiële wereld een grote optimalisatieslag gemaakt gaat worden.   

Veel administratieafdelingen en – kantoren maken gebruik van accorderingsmodules of procuratiesoftware om een factuur door meerdere personen te laten beoordelen. Inmiddels zijn de meeste softwaremodules UBL ready. De (pdf-)facturen die zijn omgezet naar e-facturen in UBL- of XML-formaat, kunnen nu direct worden afgeleverd in deze software. Men is daardoor niet langer genoodzaakt om de scan- en herkenoplossing van de module te gebruiken, maar kan een efficiëntieslag maken door in te zetten op kwalitatieve e-facturen.  

Waar de automatische verwerking van e-facturen in veel branches een effectieve tijd- en kostenbesparende oplossing is gebleken, kon je als ondernemer in de logistieke sector nog niet optimaal van de facturatievoordelen genieten.  

Afgaande op de resultaten van www.internet.nl, een initiatief van het Platform Internetstandaarden, blijkt dat veel bedrijven hun beveiliging niet op orde hebben.

  

De traditionele piekmomenten tijdens de btw-maanden blijven bij accountants, boekhouders en conversiepartijen duidelijk zichtbaar. Conversiepartij go2UBL verwerkt in deze maanden twee keer zoveel facturen als in de andere maanden. Ondanks het feit dat waardevolle mogelijkheden voor continuous monitoring (real time data) binnen handbereik liggen, levert 1 op de 4 (23,8%) ondernemers de administratie elk kwartaal nog steeds in één bulk aan. Dat blijkt uit onderzoek van go2UBL onder 81 directeuren, eigenaars en boekhouders met gemiddeld 18 medewerkers in dienst. “En daar gaat veel kostbare tijd verloren”, aldus Rob Tolstra, CEO van go2UBL.

  

Uit een onderzoek van go2UBL naar factuurverwerking onder haar klanten, blijkt dat minder dan 2% van de binnenkomende facturen op dit moment elektronisch is. Elektronische facturen worden aangeleverd in een standaardopmaak waarmee ze geschikt zijn voor automatische verwerking. Hoewel automatisch boekhouden groeit, worden facturen voornamelijk niet-elektronisch aangeleverd; de meeste in PDF (77%), gevolgd door papier (21%). Deze uitkomsten zijn gebaseerd op de gegevens van 81 directeuren, eigenaars en boekhouders met gemiddeld 18 medewerkers in dienst.

  

In de zoektocht naar een manier om zo efficiënt mogelijk om te gaan met het inboeken van in- en verkoopfacturen, kom je al snel uit bij termen als e-facturatie en UBL. En hoewel automatische verwerking aantrekkelijk klinkt, roept het veel vragen op. Voornamelijk omdat niet UBL, maar PDF nog de standaard is voor het verspreiden van facturen. Toch is dat geen reden om niet met e-facturatie te beginnen.

  

Het moge duidelijk zijn dat de accountancy flink aan het veranderen is. Je hebt ongetwijfeld al het een en ander gehoord over termen als Robotic Accountancy en UBL. Als ik nadenk over de toekomst van accountancy en de ondernemer in het MKB, dan is mijn belangrijkste conclusie: men moet samenwerken in plaats van tegenwerken.
   

“Schrijf eens een whitepaper over factuurverwerking met go2UBL!”, vroeg iemand mij laatst. “Schrijven over factuurverwerking op wit papier?”, zei ik gekscherend. “Goed idee! Gewoon een pen en een stuk papier en schrijven maar…” “Nee,” zei hij, “ik bedoel natuurlijk een stuk schrijven op de computer, met een tekstverwerker. Dat is toch logisch? Wie schrijft er nou nog met de hand…?”.
   

Wekelijks stelt Executive Finance in ‘Wat zegt u nu?’ elf vragen. Rob Tolstra, oprichter en CEO bij go2UBL, bijt het spits af met zijn antwoorden in deze nieuwe rubriek. Mijnheer Tolstra, wat zegt u nu?  

De accountancy verkeert in een hybride tijd. We dealen met facturen die in verschillende vormen worden aangediend; papier, pdf en e-factuur. Hoe voorkom je dat je als accountant voornamelijk bezig bent met gegevens verzamelen en aanvullen, terwijl de klant steeds meer persoonlijke begeleiding verwacht? Wij gingen op zoek naar een efficiënte wijze om een rommelige tijd te overbruggen.
   

De titel doet vermoeden dat deze bijdrage iets met Sinterklaas te maken zou kunnen hebben… niets is minder waar. Ziet u door de efacturatie bomen het bos niet meer? Na een periode waarin scan-en-herken “hot” was voor accountants- en administratiekantoren, staat nu efactureren in het middelpunt.
   

Heel veel processen kunnen automatisch en daarmee gratis of tegen geringe kosten dagelijks worden verwerkt in de financiële administratie. Waarom dan niet e-facturatie in het proces opgenomen? Als bedrijfsadviseur, vestigingsleider en ICT-werkgroeplid heb ik 14 jaar in de accountancy gewerkt. In die14 jaar is het me steeds meer opgevallen dat er op het gebied van procesoptimalisatie aan de inputkant van de financiële administratie nog een hoop te winnen valt. De behoefte hieraan is erg groot, de irritatie van (te) late aanlevering is enorm (zowel bij de klant als bij de verwerker) en het levert daarnaast ook nog bijzonder weinig op voor de verwerker en kost het de (micro)MKB-ondernemer veel geld.